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La principale risorsa del business di un’azienda sono i contatti. È quindi cruciale costruire, potenziare e, soprattutto, nutrire le relazioni ed i rapporti importanti per il tuo lavoro.
La gestione dei contatti non è sempre semplice ed in alcuni contesti, come nel caso delle fiere, è più complicato che in altri; per questa ragione è necessario prepararsi in modo adeguato.
Fondamentale, durante l’organizzazione di una fiera, è mettere a punto un metodo, una strategia per reperire e successivamente gestire i contatti raccolti durante l’evento. Molte aziende arrivano ad un evento fieristico impreparate per fronteggiare tutto ciò.
Per le aziende è fondamentale instaurare relazioni, maturare conoscenze e ampliare il proprio registro contatti. L’obiettivo è che questi si trasformino in clienti.
La partecipazione ad una Fiera rappresenta un’occasione unica per raggiungere questo obiettivo; ma, come organizzarsi per raggiungere il massimo risultato ed ottimizzare l’investimento che la partecipazione comporta?
Come posso raccogliere e gestire i contatti durante una fiera?
Se anche tu, almeno una volta, ti sei posto questa domanda, sei nel posto giusto.
In questo articolo vedremo infatti come poter gestire la raccolta dei contatti prima, durante e dopo una fiera.
Parleremo di:
- Fiera e raccolta contatti
- Cos’è un CRM?
- Quando devo (pre)occuparmi dei miei contatti?
- Ho raccolto i dati. E ora?
- The sooner the better: essere tempestivi è fondamentale
- Conclusione
Fiera e raccolta contatti
Quante volte durante, o a conclusione di una fiera ti sei ritrovato con centinaia di biglietti da visita che non sei più in grado di associare ad un volto o ad una conversazione?
In un contesto come quello della fiera, caratterizzato da frenesia, mancanza di tempo ed elevata affluenza di persone, è impossibile poter prendere nota di tutto in tempo reale, e svolgere l’operazione di archiviazione.
E allora, come fare per gestire i contatti acquisiti, le informazioni raccolte al tuo stand o a quelli che hai visitato in modo rapido ed accurato?
Uno strumento che può aiutarti a gestire questa criticità e ad arrivare ben equipaggiato alla prossima fiera è il CRM.
Cos’è un CRM?
L’acronimo CRM sta per Customer Relationship Management, è uno strumento che aiuta l’azienda a gestire il rapporto con il proprio cliente e permette di monitorare e gestire profili di contatti già attivi o di potenziali clienti.
Se non ne disponi già, è un ottimo strumento da implementare per aiutarti sia nella fase di raccolta che di monitoraggio delle informazioni e della relazione con i contatti.
Durante la fiera, un CRM ben organizzato permette di raccogliere subito le informazioni e le richieste dei tuoi visitatori.
A fiera conclusa, il CRM ti permette di evitare di ri-processare biglietti da visita e appunti e di concentrarti sulle effettive richieste. [Per saperne di più su cosa sia un CRM scarica il nostro Ebook]
Quando devo (pre)occuparmi dei miei contatti?
Molti credono che l’organizzazione dei contatti raccolti sia un problema di cui preoccuparsi a fiera conclusa. Nulla di più sbagliato!
La gestione della raccolta delle informazioni e la loro “manutenzione” è un aspetto che non può e non deve essere trascurato. Te ne devi infatti occupare durante ogni fase della fiera:
- nel pre-fiera è buona norma avere già un’idea chiara di come si intendono raccogliere i dati, avendo già in mente anche gli strumenti che si andranno ad utilizzare (scopri quali sono le 10 cose da fare per preparare una fiera);
- durante la fiera si devono rispettare le linee guida decise durante il pre-fiera;
- nel post-fiera si procede con la fase di Lead Nurturing, coltivando la relazione con i contatti raccolti con l’obiettivo e l’intento di farli convertire i clienti.
Per rendere la raccolta di dati e informazioni un'operazione efficiente ed efficace è fondamentale organizzarla in modo accurato, tenendo già a mente quali sono le operazioni che dovrai poi svolgere con i contatti e con quali strumenti.
Durante la preparazione della fiera è necessario pianificare tenendo a mente che le informazioni raccolte ti serviranno poi anche nel post fiera: quindi tutto ciò che fai in questa fase va fatta in previsione del lavoro che andrà svolto successivamente.
Tieni sempre a mente che il modo in cui gestisci la raccolta di informazioni sui contatti nel pre fiera e durante l’evento fieristico influirà in maniera importante sul post fiera.
Ho raccolto i dati. E ora?
Molto importante è il processo di archiviazione dei contatti che dovranno essere profilati e reperibili da tutti coloro che ne necessitano.
La suddivisione in liste, in base a criteri decisi da te e dai tuoi collaboratori, dei contatti, renderà più semplice la loro gestione all’interno del vostro CRM.
Queste liste fungeranno poi da base per intraprendere le opportune azioni di follow-up.
La suddivisione in categorie ti permetterà anche di ottenere una visione di insieme più chiara sulle tipologie di visitatori che tu e l’azienda siete riusciti ad attirare maggiormente. Così facendo, insieme al tuo team, potrete formulare le vostre considerazioni sull’efficacia della comunicazione fatta prima e durante la fiera.
The sooner the better
La tempestività è fondamentale nel trattamento dei dati raccolti.
A fiera conclusa, i nuovi contatti vanno ricontattati ed è fondamentale che tu lo faccia in tempi brevi.
Ricorda, durante una fiera il numero di persone con cui si entra in contatto è molto alto, questo vale per chi espone ma anche per i visitatori. Va da sé, quindi, che i contatti raccolti vanno contatti senza far passare troppo tempo da quando vi siete incontrati così che possano ricordarsi di voi e mantenere la relazione instaurata.
Un ottimo modo per raggiungere i nuovi contatti generati è inviando una e-mail di ringraziamento per essere passati in stand, alla quale è utile accompagnare delle immagini dello stesso durante la fiera così da stuzzicare la memoria del tuo visitatore. Potrai poi inviare delle Newsletter e condividere contenuti mirati, in base ad interessi specifici, con l’obiettivo finale di generare nuovi clienti e fidelizzarli.
Il contatto, una volta “preso” non va abbandonato o dimenticato, deve essere nutrito costantemente con contenuti interessanti e a lui utili così da fidelizzarlo e trasformarlo in cliente.
In conclusione
Ottenere il contatto durante la fiera è solo un primo passo, il vero lavoro deve essere svolto dopo, a fiera conclusa, perché è in questa fase che puoi lavorare per trasformarlo in cliente.
È per questa ragione che la profilazione, suddivisione e categorizzazione dei contatti raccolti è fondamentale venga fatta tempestivamente ed in maniera accurata così da iniziare subito a “nutrirli” con argomenti di valore e di loro interesse.
L’utilizzo di un CRM integrato ti permette di raccogliere i dati in modo accurato e veloce e di gestire il follow-up in maniera efficace.
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