[Aggiornato a Gennaio 2022]
Anche se negli ultimi due anni ci siamo tutti abituati agli incontri online e alle video chiamate, le fiere sono e rimangono un evento strategico dove concretizzare nuove relazioni e rafforzare quelle esistenti.
Per le imprese italiane, la fiera rappresenta quindi una delle attività di comunicazione e di marketing più importante, che ben si sposa con strategie digitali di comunicazione e commerciali.
Il Salone del Mobile di Milano, ad esempio, rappresenta l’evento per eccellenza delle aziende del mobile, non solo italiane, ma anche di tutto il mondo. Ogni anno attira migliaia di operatori, aziende e designer da tutto il mondo e raggruppa migliaia di micro-eventi sparsi per tutta la città, animata dal Fuorisalone.
Solo nel 2021, l’anno del Supersalone, hanno partecipato più di 60.000 persone da 113 Paesi.
Ci sono inoltre aziende che non solo si affidano ad una fiera, ma partecipano a diverse fiere in tutto il mondo, durante l’anno, in modo da poter raggiungere tutti i propri partner commerciali.
Se le fiere da un lato sono altamente strategiche, dall’altro sono una delle attività più costose: bisogna quindi avere ben chiari i motivi per cui si partecipa e soprattutto sviluppare un buon piano per raggiungerli.
Abbiamo quindi stilato un elenco di attività da svolgere per prepararsi al meglio alla partecipazione di una fiera, che elenchiamo di seguito:
- Definisci gli obiettivi
- Imposta il budget
- Crea e organizza il team
- Definisci un piano di comunicazione
- Crea il materiale promozionale
- Cura l’allestimento dello stand
- Invita i tuoi contatti
- Crea un’esperienza memorabile
- Organizza il post fiera
- Carpe diem! Sfrutta il Real Time Marketing
Cosa fare quando si espone ad una fiera
Andiamo quindi nel dettaglio per vedere le 10 cose essenziali da fare quando si prepara una fiera:
1. Definisci i tuoi obiettivi
Cosa ti aspetti da questo evento?
Quale tipo di contatti vuoi acquisire? Stai cercando clienti diretti oppure distributori?
Di quali informazioni hai bisogno?
La definizione dell’obiettivo può sembrare scontata, tuttavia bisogna porre molta attenzione perché da questo primo punto dipendono tutti i passi successivi. Gli obiettivi devono essere ben chiari nella tua mente per riuscire a trasmetterli al tuo team.
Ti consigliamo inoltre di suddividere gli obiettivi in diretti e indiretti. Ad esempio, l’obiettivo di aumentare il fatturato è indiretto in quanto dipende da molti altri fattori, oltre che dalla fiera in sé; mentre l’obiettivo di trovare nuovi partner come rivenditori, fornitori, distributori o investitori, può essere definito come obiettivo diretto, se il tuo pubblico di riferimento frequenta quella specifica fiera.
Ricorda inoltre che un obiettivo deve essere smart, ossia: specifico, misurabile, raggiungibile, rilevante e definito nel tempo.
Obiettivi troppo vaghi e poco definiti, non ti permetteranno di definire il vero successo o insuccesso della fiera.
2. Imposta il budget
Allineare il budget ai propri obiettivi, è il secondo passo per una perfetta organizzazione.
Valuta attentamente tutti i costi, non solo quelli per il noleggio dello spazio espositivo, ma includi anche:
- costi di allestimento e creazione dei prodotti,
- servizi vari per l’allestimento come trasporto e montaggio,
- il personale e la loro trasferta, compreso il pernottamento e il vitto,
- costi per la sponsorizzazione e la comunicazione della partecipazione alla fiera (integrando al meglio comunicazione online e offline).
3. Crea e organizza il team
Una volta stabilito cosa si vuole ottenere e i mezzi per raggiungerlo, è il momento di creare il team commerciale da coinvolgere e creare un action plan nel quale vengono definiti compiti, responsabilità e tempi per tutti i componenti del team.
Oltre all’organizzazione del personale aziendale, è importante organizzare anche la gestione delle persone che visiteranno lo stand, tanto più in questo periodo in cui la gestione del flusso di persone è importante.
4. Definisci un piano di comunicazione
Il piano di comunicazione definisce e descrive gli obiettivi, le attività e le scadenze di tutto quello che riguarda la comunicazione, come newsletter, social network, advertising e stampa. L’importante è stabilire per tempo che cosa comunicare e quando, in modo da avere il tempo per la creazione dei contenuti.
Puoi inoltre Informare i tuoi contatti della tua presenza all'evento utilizzando per esempio:
- comunicato stampa aziendale;
- comunicazione sul sito web e sul blog;
- comunicazione sui propri canali social;
- invio di newsletter al proprio database;
- contenuti in tempo reale nei Social Media durante la manifestazione.
5. Crea il materiale promozionale
Nello stand la comunicazione non è affidata solo al team ma anche a specifici strumenti da preparare in anticipo e con cura, come: poster, cartelli, pieghevoli, stampati vari, cataloghi e listini, video e contributi multimediali, articoli promozionali.
Il tutto deve essere coordinato nell'immagine e avere un messaggio coerente con la tipologia di target di riferimento.
6. Cura l’allestimento dello stand
Il tuo primo obiettivo è quello di catturare l’attenzione dei visitatori stimolando la loro curiosità. Se il tuo stand non è visibile a colpo d’occhio, tutti i tentativi di comunicazione risulteranno vani. Progetta uno stand che sviluppi un tema ben preciso, studia una soluzione in grado di raggiungere una sintesi tra originalità e qualità senza dimenticare l’aspetto emozionale, giocando con la grafica e le parole.
Per quanto riguarda invece il materiale da portare, è fondamentale creare una check-list di tutto ciò che ti occorre: carta, penne, brochure, gadget, computer e device con i relativi accessori sono solo alcuni dei materiali indispensabili.
7. Invita i tuoi contatti
Che siano clienti esistenti o potenziali tali, crea un invito dedicato da inviare via email, un messaggio diretto è molto più efficace della comunicazione asettica valida “per tutti”.
Inoltre, nel periodo precedente alla partecipazione alla fiera, ricorda di includere il logo dell’evento con l’indicazione del tuo stand nella comunicazione aziendale: questo metterà in risalto il tuo brand e le persone saranno informate della partecipazione alla fiera.
Per una perfetta gestione dei contatti raccolti durante la fiera, ti rimandiamo a questo articolo.
8. Crea un'esperienza memorabile
Durante l’evento, cerca di coinvolgere e stimolare le persone ad avvicinarsi al tuo stand, organizzando diverse tipologie di intrattenimento come contest, speech, eventi formativi o test di prodotto.
Questi sono solo alcuni esempi di ciò che si può fare per differenziarsi in modo costruttivo rispetto ai concorrenti. Ovviamente bisogna cercare di essere il più creativi e dinamici possibile per riuscire a distinguersi.
9. Organizza le attività del post fiera
Quando si partecipa ad una fiera, la maggior mole di lavoro si realizza nel post fiera, quando devono essere processate e catalogate tutte le informazioni, gli ordini e i contatti raccolti durante l’evento.
Se vuoi optare per un’organizzazione efficiente della fiera, devi pensare già a ciò che verrà dopo, in termini di:
- tempi e modalità di consegna degli ordini raccolti,
- tipologia di informazioni necessarie per registrare nuovi clienti,
- eventuali viaggi per visite e meeting per possibili nuovi clienti,
- materiale di approfondimento come spedizione del catalogo, del campionario, oppure degli articoli da esposizione.
Dotarsi di un buon CRM cloud per gestire i contatti e le richieste durante la fiera, ti permette di gestire al meglio, anche automatizzando alcune attività, tutto ciò che concerne il post fiera.
Per approfondire questo aspetto, leggi l’articolo CRM: come usarlo per il dopo fiera
10. Carpe Diem, sfrutta il Real Time Marketing
I social media rappresentano un’importante parte dell’organizzazione dell’evento e una grande opportunità da sfruttare nel migliore dei modi.
Le aziende che riescono a sfruttare il potere dei Social Media non solo riescono a espandere la loro ricchezza aumentando i loro profitti, ma possono aprire un dialogo con i propri clienti e attirare nuovi visitatori, ovvero nuovi potenziali clienti.
Cosa succede dopo la fiera?
Una volta che la fiera si sarà conclusa e che avrai gestito la maggior parte delle attività da post-fiera, sarai in grado di stabilire se questo evento è stato un successo oppure no per la tua azienda.
In genere questo lo si può fare dopo 1-2 mesi, in modo da avere una visione più concreta sui contatti nati durante l’evento.
Sono due gli elementi che determinano il successo di una fiera: l’organizzazione e lo strumento.
La prima ti permette di avere sempre il polso della situazione ed evitare le nottate a preparare i materiali, il secondo ti permette di organizzare le informazioni in maniera efficiente e analizzabile.
Lo strumento che noi consigliamo è il CRM, il software ideale per la gestione dei contatti e dei clienti. Te lo raccontiamo nell’ebook “CRM: cos'è e perché è importante per la fiera” che puoi scaricare gratuitamente cliccando qui sotto
