Anche se nell’era digitale ormai siamo abituati a interagire e stabilire contatti a distanza, la fiera rimane ancora un luogo strategico dove concretizzare e rafforzare le relazioni costruite, oltre che crearne di nuove. La fiera rappresenta una delle attività di comunicazione e di marketing più importante per le aziende,
tuttavia è allo stesso tempo una delle più costose: bisogna quindi avere ben chiari i motivi per cui si partecipa e soprattutto sviluppare un buon piano per raggiungerli.
È una vetrina nella quale ci si mette in mostra, non si può sbagliare, bisogna essere impeccabili!
Passiamo ora alla fase esecutiva: quali sono le 10 cose essenziali da fare quando si prepara una fiera?
1. Definire gli obiettivi: può sembrare molto semplice ma bisogna porre molta attenzione perché da questo primo punto dipendono tutti i passi successivi. Gli obiettivi devono essere ben chiari nella vostra mente e dovete riuscire a trasmetterli al vostro team. Possono essere:
- Aumentare le vendite
- Aumentare la visibilità
- Raccogliere contatti
- Trovare nuovi partner (rivenditori, fornitori, distributori e perché no investitori).
Ricorda che un obiettivo deve essere smart:
- specifico
- misurabile
- raggiungibile
- rilevante
- temporizzato.
3. Scegliere il team: una volta stabiliti gli obiettivi e il budget, bisogna decidere quali sono le persone da coinvolgere e creare un action plan nel quale vengono definiti compiti, responsabilità e tempi per tutti i componenti del team.
4. Definire un piano pubblicitario e di comunicazione a supporto della partecipazione. Il piano di comunicazione definisce e descrive gli obiettivi, le attività e le scadenze di tutto quello che riguarda la comunicazione, come newsletter, social network, advertising e stampa. L’importante è stabilire per tempo che cosa comunicare e quando.
5. Analizzare e scegliere il materiale promozionale: nello stand la comunicazione non è affidata solo al personale addetto ma anche a specifici strumenti da preparare in anticipo e con cura (poster, cartelli, pieghevoli, stampati vari, cataloghi e listini, video e contributi multimediali, articoli promozionali).
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6. Curare l’allestimento dello stand: il tuo primo obiettivo è quello di catturare l’attenzione dei visitatori stimolando la loro curiosità. Se il tuo stand non è visibile a colpo d’occhio, tutti i tentativi di comunicazione risulteranno vani. Progetta uno stand che sviluppi un tema ben preciso, studia una soluzione in grado di raggiungere una sintesi tra originalità e qualità senza dimenticare l’aspetto emozionale, giocando con la grafica e le parole.
7. Informare i tuoi contatti della tua presenza all'evento utilizzando per esempio:
- Comunicato stampa aziendale;
- Comunicazione sul blog;
- Comunicazione sui propri canali social;
- Invio newsletter al proprio database.
Nel periodo precedente alla partecipazione alla fiera puoi iniziare a modificare il tuo stile di comunicazione, inserendo il logo dell’evento nei tuoi comunicati o nelle tue strategie di marketing. Questo metterà in risalto il tuo brand e le persone saranno informate della partecipazione alla fiera.
8. Creare un'esperienza memorabile: cerca di coinvolgere le persone e stimolarle ad avvicinarsi al tuo stand, organizzando diverse tipologie di intrattenimento come contest, speech, eventi formativi o prove prodotto.
Questi sono solo alcuni esempi di ciò che si può fare per differenziarsi in modo costruttivo rispetto ai concorrenti. Ovviamente bisogna cercare di essere il più creativi e dinamici possibile per riuscire a distinguersi.
9. Organizzare lo spazio espositivo: lo spazio dello stand dev'essere accogliente, facilmente accessibile e abbastanza spazioso per consentirti di incontrare i tuoi clienti.
Per quanto riguarda invece il materiale da portare, è fondamentale creare una check-list di tutto ciò che ti occorre: carta, penne, brochure, gadget, computer e device con i relativi accessori sono solo alcuni dei materiali indispensabili.
10. Massimizzare l’impatto social: i social media rappresentano un’importante parte dell’organizzazione dell’evento e una grande opportunità da sfruttare nei migliore dei modi.
Le aziende che riescono a sfruttare il potere dei Social Media non solo riescono ad espandere la loro ricchezza aumentando i loro profitti, ma possono aprire un dialogo con i propri clienti e ed ottenere nuovi contatti, ovvero nuovi potenziali clienti.
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