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Se tu e la tua azienda vi state preparando in vista della prossima fiera, starete probabilmente cercando di fare dei pronostici su quante persone si presenteranno all’evento, e quante potrebbero passare a visitare il vostro stand.
La pandemia che abbiamo affrontato ha cambiato diversi aspetti della nostra vita, sia privata che lavorativa.
Prendiamo come esempio il SuperSalone 2021 evento carico di emozioni contrastanti da parte di espositori e visitatori: emozione perché sembrava un piccolo passo verso la normalità, preoccupazione perché le incognite erano molte.
Quante persone si sarebbero presentate? Come gestire il flusso di persone presenti? Come organizzarsi per rispettare le nuove regole e gli ingressi contingentati?
Aspetto da sempre importante (ed oggi ancor di più) in vista di una fiera, è il modo in cui vengono raccolti i contatti. Ciò può essere complicato ma con il giusto metodo è un processo che può essere semplificato e reso efficace.
Per approfondire questo aspetto ti rimandiamo al nostro articolo: "Come gestire i contatti della fiera" in cui parliamo proprio di come poter raccogliere e gestire i contatti prima, durante e dopo una fiera.
Seppur nate per far fronte ai cambiamenti e alle difficoltà legate alla pandemia, queste soluzioni, sono uno “stratagemma” volto a semplificare il lavoro di chi espone in fiera che possono, e dovrebbero, diventare delle buone pratiche alla portata di tutti anche post pandemia.
Come gestire gli appuntamenti
Come faccio a gestire gli appuntamenti durante una fiera o un evento?
Esistono delle app che ti verranno in aiuto e che possono essere integrate con il tuo CRM.
>> scopri perchè è importante che la tua azienda sia dotata di un buon CRM.
Abbiamo quindi stilato una breve lista di strumenti che ti permetteranno di gestire al meglio la prenotazione delle visite ed appuntamenti al tuo stand.
Eventbrite
Sicuramente l’avrai sentita nominare spesso, e magari l'avrai anche utilizzata per acquistare un biglietto o prenotare la tua partecipazione ad un evento o concerto.
Da oggi, potrai usarla per portare i tuoi contatti/visitatori a prenotare la loro visita al tuo stand.
Una piattaforma che permette di gestire le esperienze dal vivo, consentendo a chiunque di creare, trovare, condividere e partecipare a eventi, festival, conferenze, ecc.
atEvent
atEvent ti permette di raccogliere ed inserire dati delle persone che incontri, come potenziali clienti, in tempo reale. È utile ad esempio per ricevere subito il consenso per le attività e comunicazioni di marketing, come il GDPR ed altre impostazioni per la privacy.
In questo modo il team marketing potrà inviare comunicazioni al contatto appena creato senza intoppi causati da mancati consensi andando così a velocizzare la comunicazione e tenendo caldi i contatti appena creati.
Permette inoltre di velocizzare le operazioni di follow-up e di analizzare e quantificare l’impatto delle interazioni ad un particolare evento.
Altre piattaforme utili a creare e gestire eventi live, online ed ibridi sono;
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LYYTI che aiuta ad instaurare relazioni solide con contatti e potenziali clienti oltre che a migliorare il tuo business e quello della tua azienda.
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Airmeet, piattaforma che ti consente di condividere con il mondo le tue fiere o eventi, rendendoli così visibili ad una rete più ampia e globale.
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Accelevents ti aiuta ad espandere la tua rete di contatti aumentando l’engagement con la tua audience.
Un esempio per concludere
L’anno scorso, in vista ed in preparazione del SuperSalone 2021 con un’azienda del settore del mobile, abbiamo gestito tutta l’organizzazione e la gestione dell’evento grazie all’integrazione di Eventbrite con il CRM Hubspot.
Grazie a questa gestione integrata, hanno potuto coordinare l’intero evento a partire dalla preparazione e prenotazione degli appuntamenti in fiera da parte dei visitatori, la gestione dei contatti e check-in direttamente in stand e la fase di follow-up a fiera conclusa.
Tra i benefici ottenuti i principali sono stati:
- la possibilità di non perdere informazioni importanti di coloro che hanno visitato il loro flagship store (al Fuorisalone), sia che si fossero prenotati su Eventbrite sia che fossero stati registrati al check-in in stand.
- Non hanno dovuto perdere tempo a rincorrere le persone e a collezionare infiniti biglietti da visita.
Le informazioni sono state inserite automaticamente all’interno del CRM, agevolando così le operazioni di follow up a fiera conclusa. - Infine, questo modo di procedere ha permesso all’azienda di far fronte alle restrizioni imposte dalla pandemia, rispettando le norme vigenti in merito a sicurezza, acquisendo i dati necessari oltre che a contingentare gli ingressi all’interno del polo espositivo.
>> Per approfondire vi invitiamo a leggere l’articolo sul Case History sopra citato: “Salone del Mobile: come organizzare forza commerciale e clienti”.
Vorresti anche tu poter gestire la tua fiera in modo semplice ed efficace?
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