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L’organizzazione di una fiera, e l’evento in sé, è sempre un momento di grande fermento, sia per le aziende che per i visitatori.
È un ambiente caratterizzato dalla presenza di molte persone che si spostano e girano da stand a stand, da strette di mano e conversazioni perché, oltre alla possibilità di esporre i propri prodotti e far conoscere la propria azienda, è anche a questo che servono le fiere: ad instaurare relazioni e rapporti.
Le fiere sono un modo per fare nuove conoscenze e cercare di raggiungere nuovi potenziali clienti.
La pandemia che stiamo affrontando però ha cambiato molte cose, prima su tutte il modo in cui ci rapportiamo e relazioniamo.
Il linguaggio del corpo è cambiato, per rispettare le norme di sicurezza necessarie, e questo cambiamento si riflette anche sull’organizzazione e la gestione di grandi eventi che prevedono la presenza di molte persone.
Sarà questo il focus di questo articolo.
Parleremo di:
- Quante persone visiteranno il mio stand?
- Vuoi accedere allo stand? Oggi devi prenotarti
- CRM integrato per la fiera
- Vantaggi di usare un CRM integrato durante una fiera
Quante persone visiteranno il mio stand?
Durante l’organizzazione di una fiera, ogni azienda si chiede “Quante persone ci saranno?” e sperano che nell’anno in questione l’affluenza sia buona perché più persone si presentano, maggiore è la possibilità che la tua azienda acquisti visibilità e maggiore la possibilità di raccogliere nuovi contatti e che qualcuno decida di procedere con un ordine direttamente in fiera.
Oggi però le cose sono cambiate. La speranza che si presentino in molti resta, ma la preoccupazione che ciò non si avveri cresce.
A questi pensieri si aggiunge un ulteriore criticità: come posso gestire il numero di persone che visitano il mio stand? Il numero di persone che possono entrare ed accedere contemporaneamente non è più libero, bensì contingentato in rispetto delle norme vigenti.
È impensabile pensare di avere qualcuno sul posto che si metta a fare la conta bloccando l’undicesimo su un massimo di 10 persone per visita, quindi, come puoi risolvere questo problema?
Ancora una volta la tecnologia ti viene in aiuto.
Vuoi accedere allo stand? Oggi devi prenotarti
Nell’articolo dedicato alla gestione dei contatti durante una fiera abbiamo citato il CRM, strumento che supporta un’azienda nella gestione del rapporto con il proprio cliente e che permette di monitorare e gestire profili di contatti già attivi o di potenziali.
Anche in questo caso può rivelarsi uno strumento utile a gestire questa sfida.
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Dotare la tua azienda di un buon CRM, in previsione di una fiera può essere un’ottima soluzione per facilitare il lavoro to e del tuo team prima, durante e dopo una fiera. (Se la tua azienda invece già usa un sistema di CRM non ti resta che scoprire come poterlo usare anche in questo contesto!).
Grazie ad un CRM integrato puoi fare in modo
che i visitatori prenotino la loro visita allo stand.
La tipologia migliore di CRM è quella integrata, che ti permette quindi di avere gli strumenti dedicati alla gestione di vendita collegati agli strumenti di marketing. Questa tipologia di Customer Relationship Management permette anche di diminuire gli spostamenti di informazioni, riducendo così tutti gli sprechi che si possono verificare.
Ci sono varie applicazioni dedicate alla gestione degli appuntamenti che possono essere integrate con un CRM. In questo modo, creando l’evento e dando la possibilità di prenotare la propria visita attraverso l’app, i dati del contatto raccolti verranno automaticamente trasferiti nel tuo CRM, questo procedimento ti sarà di grande aiuto una volta in fiera.
Avendo già i dati di chi si è prenotato l’appuntamento all’interno del tuo CRM, dovrai solo creare una lista di chi si è realmente presentato in fiera e gli unici contatti da inserire ex novo saranno coloro che non hanno una prenotazione.
Vantaggi di usare un CRM integrato durante una fiera
L'utilizzo di un CRM integrato per l’organizzazione e la gestione di una fiera offre 4 vantaggi principali.
- Possiedi già le informazioni primarie.
- Puoi concentrarti su ciò che è davvero importante.
- Al rientro della fiera hai già tutte le informazioni catalogate.
- Sei già operativo con le attività di follow-up.
Possiedi già le informazioni primarie
Grazie all’utilizzo di applicazioni per gestire gli appuntamenti e le visite in stand, integrabili con il tuo CRM, disponi già delle informazioni di base dei contatti.
Compilando il form di prenotazione, saranno loro stessi a fornirti il loro nome, cognome, indirizzo e-mail, professione ed azienda.
Questo ti risparmierà la fatica ed il tempo che perderesti durante la fiera nel tentativo di recuperare questi dati.
Puoi concentrarti su ciò che è davvero importante
Non dovendoti preoccupare di recuperare i dati primari di ogni visitatore. Una volta che questo si presenta al tuo stand avrai modo e tempo di dedicarti e concentrarti sui suoi bisogni e sui tuoi prodotti così da poter soddisfare le sue richieste.
Al rientro della fiera hai già tutte le informazioni catalogate
Se nel pre fiera il contatto ti fornisce già le sue informazioni di base e durante la fiera vi concentrate insieme sui suoi bisogni e le sue richieste, nel post fiera non dovrai perdere tempo a catalogare tutti i dati e le informazioni perché avrai già tutto pronto e ti potrai dedicare in modo strategico alle operazioni di follow-up.
Sei già operativo con le attività di follow-up
Ora che i tuoi contatti sono già tutti catalogati in liste e categorie di appartenenza non ti resta che procedere con le operazioni di follow-up.
Il miglior modo per ricontattare in prima battuta un visitatore dello stand è l’invio di una e-mail di ringraziamento per la sua visita ed il suo interesse. Nella stessa e-mail puoi informarlo su eventuali agevolazioni (se previste) per essere passato in fiera.
[Scopri come usare il CRM nel post fiera]
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