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Per farti capire cosa significa gestire una fiera con il CRM, vogliamo raccontarti il caso di un’azienda del settore del mobile che ha deciso di adottare il CRM in occasione del Supersalone, l'edizione speciale del Salone del Mobile del 2021.
Contesto e necessità iniziali
L’azienda si è trovata ad organizzare la sua presenza al Supersalone, l’edizione speciale del Salone del Mobile 2021 che, dopo un anno di stop, era stata spostata a Settembre a causa della pandemia.
Data la forte incertezza del periodo, l’azienda ha voluto partecipare soltanto al Fuorisalone mettendo a disposizione il Flagship Store di Milano, in pieno centro.
Le disposizioni del periodo imponevano una capienza massima dello store di 30 persone presenti contemporaneamente; inoltre, la forza commerciale degli agenti e rappresentanti avevano l’esigenza di dividersi tra le aziende presenti in fiera e quelle fuori fiera.
In sintesi, le necessità dell’azienda riguardavano la gestione di:
- il flusso di persone in entrata, in modo da evitare assembramenti e attese da parte dei clienti;
- la presenza dei referenti commerciali per accogliere i clienti e mostrar loro le novità di prodotto
Come il CRM ha semplificato la gestione della fiera
Grazie al CRM Hubspot e alle sue funzionalità di marketing come l’email marketing e l’automazione, è stato disegnato il flusso di invito, prenotazione e ringraziamento per la fiera.
Grazie all’integrazione nativa con le app di gestione eventi, è stato costruito il processo di registrazione per cui ogni cliente aveva la possibilità di prenotare la sua visita allo store, con la possibilità di registrare due ulteriori persone aggiuntive.
In questo modo, l’applicazione gestiva il flusso di persone, avendo impostato il limite di partecipanti, mentre grazie all’integrazione con il CRM, le iscrizioni venivano automaticamente registrate.
Per la gestione degli inviti, abbiamo creato un flusso automatico di 3 email a cadenza specifica (in mezzo vi era il periodo estivo durante il quale molti avrebbero chiuso), impostando il tag per chi si prenotava, in modo da evitare di inviare le email recall alla registrazione.
I benefici del CRM per la gestione del Salone del Mobile
I benefici di tutto ciò consistevano in:
- una visione diretta di chi si iscriveva;
- ottimizzazione degli inviti (prima di ciò le email di invito e le relative recall venivano inviate indistintamente a tutta la mailing list);
- rispetto delle norme durante i giorni dell’evento;
- gestione immediata delle prenotazioni last-minute (grazie alla app di registrazione, il numero delle persone presenti allo store era verificabile in qualsiasi momento e se una persona si presentava all’ultimo poteva registrarsi subito oppure al primo slot disponibile);
- una migliore organizzazione del team commerciale per seguire i clienti;
- la soddisfazione dei clienti nell’essere seguiti in maniera specifica dal referente commerciale, senza confusione e accavallamenti degli appuntamenti.
Un altro beneficio che il cliente non si aspettava di ottenere è stato quello di aver raccolto molti contatti tra il personale dei loro rivenditori. Questo è molto importante per l’azienda che ora ha finalmente la possibilità di veicolare contenuti e informazioni specifiche a chi tratta direttamente il loro prodotto.
Follow-up fieristico
Anche la gestione del follow up è risultata ottimale, in quanto tutte le persone che hanno fatto visita all’azienda sono state registrate automaticamente, senza dover trascrivere i contatti.
Le email di ringraziamento sono state spedite velocemente, distinguendo da chi è passato a chi non ha partecipato, con un messaggio personalizzato.
Includendo questo tipo di strategie digitali per l'organizzazione della fiera, ogni azienda ha la possibilità di organizzare al meglio i propri appuntamenti fieristici. Ciò riguarda quindi non solo le aziende del mobile, ma aziende di ogni settore.
Per questo, abbiamo creato una guida completa per utilizzare al meglio il CRM in fiera e come organizzare sia la forza commerciale che i propri clienti.
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