La gestione del flusso di informazioni secondo lo Human Lean Design®

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Le potenzialità dei lavoratori come principale risorsa aziendale: loro sono la chiave dell'organizzazione, dal Genba fino al flusso di informazioni.

Questo è il concetto alla base dello Human Lean Design® , ovvero dell'organizzazione Lean "a misura d'uomo", che abbiamo più volte sviluppato all'interno del nostro blog.

Cosa hanno in comune gli ambienti fisici nei quali viene svolto il lavoro e il più astratto percorso compiuto dalle informazioni utili alla produzione? In realtà, hanno davvero molto in comune!

Persone e informazioni

Il flusso di produzione e il flusso delle informazioni devono rispondere alle stesse esigenze:

  • devono essere funzionali
  • devono scorrere senza ostacoli
  • devono evitare gli sprechi di tempo, risorse, energie.

In entrambi i casi, ogni elemento mal funzionante comporta degli sprechi che si traducono in costi vivi per la tua azienda.

Perché devi sforzarti di migliorare il flusso delle informazioni?

Preferisci pagare i tuoi lavoratori per un lavoro svolto, o per aver passato il proprio tempo a cercare di reperire le informazioni necessarie a svolgerlo, quel lavoro? La tua risposta è prevedibile e la conseguenza altrettanto diretta: devi fare in modo che le informazioni siano di facile reperibilità.

Gestire correttamente il flusso di informazioni è il migliore strumento a tua disposizione per rendere la produzione fluida e per assicurarti che in ogni momento qualsiasi collaboratore sia consapevole dei compiti che è tenuto a svolgere.

Ma attenzione: l'abbondanza di informazioni può essere dannosa quanto la mancanza, se il flusso è gestito in modo confusionario e i lavoratori devono investire tempo ed energie nella selezione dei dati di loro interesse tra una marea di indicazioni.

Due sono le parole d'ordine che possono salvarti dal caos: ordine e strutturazione.

Come migliorare, concretamente, il flusso di informazioni?

Puoi iniziare intervenendo su due fronti principali, ovvero l'organizzazione IT e l'organizzazione delle informazioni all'interno del Genba.

Per approfondire: la ridefinizione dello spazio di lavoro con il metodo 5s

L'IT (Information Technology) deve essere il tuo principale alleato nella gestione fluida delle informazioni e nell'eliminazione degli ostacoli legati all'informazione. Pensa soltanto a quanto tempo e a quante risorse sei costretto a sprecare per i documenti esistenti soltanto in forma cartacea all'interno della tua azienda: la digitalizzazione ti può aiutare ad abbattere costi, tempi di consultazione e di reperimento delle informazioni.

Business man presentazione

Per arrivare a questo risultato, l'insieme della struttura IT deve essere attentamente rifinito, proprio come un vestito su misura, adottando un triplice sguardo:

  • deve migliorare il flusso delle informazioni in modo verticale, ovvero dalla dirigenza fino alle aree operative;
  • in modo orizzontale, ovvero tra i singoli reparti;
  • e infine in modo globale e complessivo, creando un sistema fluido dall'interno all'esterno.

Gli errori da contrastare possono assumere diverse forme: assicurati che l'informatizzazione della tua azienda non comporti procedimenti complessi e macchinosi per la consultazione dei documenti da parte dei lavorati che necessitano di accedervi e fai in modo che i canali di comunicazione siano sempre bene aperti ad ogni livello, evitando che si formino aree di giacenza e che le informazioni si perdano lungo il loro percorso oppure che giungano a destinazione dopo attese e ritardi.

Il Genba è la seconda chiave di lettura

Quando si parla di informazione devi prestare attenzione al Genba e al modo in cui esso è organizzato. Proprio nello spazio fisico del lavoro possono nascondersi gli ostacoli al flusso di comunicazione che ti costano risorse preziose.

L'approccio Human Lean Design® prevede l'adozione di uno specifico metodo per la migliore organizzazione del flusso di produzione e del flusso delle informazioni, ovvero il metodo Kanban, di cui abbiamo già parlato in precedenza.

In conclusione

Organizzazione a livello tecnologico e dello spazio fisico di lavoro: queste sono le due più importanti chiavi di lettura che ti permettono di rendere snello il flusso di informazioni all'interno della tua azienda.

Ogni attività Lean deve essere finalizzata a favorire il lavoro e le qualità della persona, favorendo il Design delle Relazioni interne.

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