A3 Report: il Problem Solving nell’approccio Lean

Cercare il problema, descriverlo in modo essenziale, sviluppare delle ipotesi per risolverlo e condividere la soluzione, attraverso un ragionamento logico ben definito: questo è lo scopo.

Sembra piuttosto semplice! In effetti a volte siamo noi che tendiamo a complicare le cose, sottovalutando le soluzioni più ovvie. Tuttavia, per ottenere dei risultati è necessario seguire un determinato pensiero logico, che è quello che accomuna tutte le azioni del Lean Thinking.

Il metodo A3 aiuta a risolvere problemi e organizzare progetti che coinvolgono più persone utilizzando un layout sintetico e visuale.

Quante volte hai sentito dire: Less is more?! Bè, anche in questo caso è valida questa affermazione! Una rappresentazione schematica risulta estremamente efficace per raggiungere un obiettivo comune.
L’A3 rappresenta l’approccio lean al problem solving sviluppato dall’azienda Toyota e prende spunto dagli insegnamenti di Deming e del suo PDCA Cycle, che si basa sul miglioramento continuo attraverso un approccio interattivo.

Il metodo prende il nome dal documento (un foglio A3) all’interno del quale deve essere illustrato l’intero processo di raggiungimento di un obiettivo o di soluzione di un problema.

La compilazione di questo foglio avviene coinvolgendo tutti gli attori interessati, qualsiasi sia il livello gerarchico in cui si trovano all’interno dell’azienda. Il loro pensiero viene sintetizzato in questo foglio, e deve essere facile da leggere e da capire. Il concetto di sintesi in questo caso è fondamentale.

Immagine da www.Velaction.com

Il foglio può essere suddiviso in diverse sezioni a seconda del contesto o del problema, gli obiettivi di questo metodo comunque sono comuni alle diverse situazioni:

• Fornire uno strumento decisionale ai responsabili aziendali;
• Assicurarsi che tutti gli elementi necessari alla comprensione del problema vengano considerati;
• Imparare a deselezionare le informazioni e mantenere solo quelle effettivamente necessarie;
• Imparare ad imparare dagli altri.

Come capita spesso nel Lean Thinking, gli strumenti che si utilizzano, non sono da considerarsi degli strumenti fini a se stessi, anche in questo caso, l’A3 non è solo un foglio di carta, ma dovrebbe essere concepito come una struttura mentale che dovrebbe essere impiegata per rafforzare il metodo scientifico di risoluzione de problemi (PDCA).

Se alla base non c’è un corretto modo di pensare in merito al problema da risolvere lo strumento, qualsiasi esso sia, non serve a niente.

Di fatto non è importante com’è fatto il modulo (ce ne sono di diversi tipi), quello che conta è il processo di pensiero.
Molte volte i tentativi di Problem Solving mancano di struttura e metodo; le persone per natura, saltano alle soluzioni concentrandosi sui sintomi invece che sulle cause, senza riuscire così a comprendere appieno e tanto meno a risolvere il problema.

I vantaggi dell’applicazione del pensiero A3 comprendono processi decisionali basati sui fatti e ipotesi chiaramente documentate, obiettivi definiti, risultati più rapidi e follow-up per assicurare che i miglioramenti siano sostenuti.

• Osservazione;
• Sviluppo di una descrizione di causa ed effetto (ipotesi);
• Previsione;
• Verifica;
• Valutazione.

Nel prossimo articolo analizzeremo le fasi che costituiscono questo metodo e vedremo quali sono i 7 elementi fondamentali dell'A3 Thinking e perchè è così efficae.

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