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Rendere immediatamente percepibile tutto ciò che è importante dal punto di vista strutturale all'interno degli uffici: come ormai avrai capito, questo è un punto fondamentale per la messa in pratica dei principi del Lean Office, ma anche per la gestione dei comparti produttivi.
Per dargli forma possiamo sfruttare diversi strumenti, come la Value Stream Mapping (clicca qui per saperne di più), ma non solo: il miglioramento dell'organizzazione aziendale passa anche attraverso il Visual Management.
Cos'è il Visual Management?
Il Visual Management è un approccio estremamente pratico al Lean Office e alla produttività all'interno degli uffici. Alla base vi è il concetto di portare alla vista tutti i processi e le informazioni utili al flusso organico del lavoro, per eliminare ogni ostacolo.
I suoi strumenti, dunque, sono prettamente visivi e a disposizione di tutti.
Questo è un punto di distacco fondamentale nei confronti della Value Stream Mapping: mentre la VSM è prevalentemente uno strumento a servizio dei responsabili di gestione e organizzazione aziendale, gli strumenti del Visual Management devono poter essere utili ai singoli lavoratori e presenti direttamente "sul campo"per essere utilizzati in modo efficace.
L'implementazione di questi strumenti all'interno degli uffici è uno dei più concreti esempi di piccolo cambiamento che ti permette di migliorare sulla via del Kaizen e ricercare soluzioni mirate agli ostacoli che di volta in volta possono presentarsi.
Quali sono gli strumenti del Visual Management?
Gli strumenti essenziali del Visual Management possono essere ricondotti a tre principali categorie, in base a funzione e tipologia.
Visualizzatori
In questa categoria rientrano tutti i grafici e gli schemi funzionali al migliore svolgimento del lavoro pratico. Si tratta di strumenti visivi sempre a portata del lavoratore, che gli forniscono immediate indicazioni su come svolgere determinate mansioni. I visualizzatori possono essere molto utili in caso di operazioni complesse, oppure per facilitare la risoluzione di problemi che si presentano molto di rado e per i quali è possibile che i lavoratori si dimentichino le corrette procedure.
I visualizzatori possono rivelarsi anche degli efficaci strumenti per stimolare buoni risultati, mostrando obiettivi e performance che possono essere raggiunti con successo.
Inoltre, non va dimenticata l'importanza dei visualizzatori nel veicolare cambiamenti in modo efficace: ipotizziamo che l'analisi della Value Stream Mapping ci abbia permesso di individuare delle modifiche da implementare in un determinato ufficio per eliminare gli sprechi ed aumentare l'efficienza. Queste novità possono essere più facilmente assimilate dai dipendenti se potranno averle direttamente davanti agli occhi, chiaramente spiegate attraverso uno schema o un grafico.
Controlli visivi
Anche i controlli visivi sono strumenti al servizio dei lavoratori all'interno dell'azienda. A riprova della loro efficacia tieni presente che la loro diffusione, in realtà, è molto comune anche al di fuori del Visual Management, in aziende che ancora mantengono una impostazione tradizionale.
I controlli visivi permettono di capire quando e come svolgere una determinata azione: possono essere usati per garantire la sicurezza dei dipendenti oppure per coordinare meglio le singole operazioni e rendere il flusso più organico.
Nel reparto produttivo, questi indicatori sono estremamente utili, e possono essere rappresentati per esempio da semplici semafori, dove il verde indica il momento di compiere un'azione oppure un'operazione in svolgimento, mentre il rosso indica una sospensione. All'interno di questa categoria rientrano anche i cartelli Kanban, che forniscono informazioni precise e dettagliate circa i passaggi precedenti del flusso di produzione.
Indicatori visivi di processo
Anche gli indicatori visivi di processo sono strumenti diffusi e noti per la loro efficacia. Possono essere, in realtà, stratagemmi molto semplici, come la segnalazione di determinati percorsi tramite strisce adesive colorate sui pavimenti, oppure di aree destinate allo stoccaggio di specifici materiali o delle scorte.
In questa categoria rientrano, più in generale, tutte le segnalazioni che facilitano lo svolgimento del lavoro tramite indicazioni precise di aree e processi, guidando in modo rapido e intuitivo il corretto flusso dei materiali o delle informazioni.
In conclusione: quali vantaggi puoi ottenere con il Visual Management?
Da quanto visto finora, gli obiettivi del Visual Management ti saranno ormai chiari: si tratta di un approccio estremamente utile per il raggiungimento degli obiettivi del Lean Office, ma anche della Lean production.
Il Visual Management può essere considerato come la cassetta degli attrezzi per mettere in atto i principi del Lean Office e per rendere più snella la produzione: gli obiettivi da raggiungere sono una maggiore efficienza nello svolgimento delle singole mansioni, eliminazione degli sprechi, gestione intuitiva e rapida del lavoro, possibilità di risolvere le difficoltà in modo rapido e mirato.
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