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La Lean Production riserva grande importanza all'eliminazione degli sprechi come base stessa di un sistema aziendale efficace e fruttuoso. Siamo portati a pensare innanzitutto agli sprechi più facili da vedere, come l'eccesso di prodotti in giacenza oppure la produzione di molto materiale di scarto.
Non sono meno deleteri, però, gli sprechi Lean relativi all'informazione, ovvero tutte le inefficienze che interessano il comparto IT e che possono avere grande impatto sulla produttività.
Ovviamente non esistono sistemi di organizzazione informatica efficaci o inefficaci da un punto di vista assoluto: con un attento esame delle criticità e degli elementi che interrompono il flusso organico della produzione si possono individuare validi metodi di risoluzione e le tecnologie da utilizzare per sfruttare al meglio le risorse.
Individuare gli sprechi di informazione non è sempre facile, al primo colpo: ecco quindi una guida per iniziare a riflettere su quali aspetti dell'informatizzazione aziendale potrebbero essere implementati o migliorati lungo il tuo percorso sulla strada del Kaizen.
Quali sono i più comuni sprechi Lean di informazione?
Innanzitutto, è importante chiarire il concetto di spreco di informazione: con questa definizione intendiamo tutte le informazioni potenzialmente importanti per la produzione aziendale, che però, a causa di una gestione inefficace, non vengono messe a frutto.
Ecco qualche esempio:
Documenti e informazioni in giacenza
Capita spesso che vi sia necessità di perdere molto tempo a cercare informazioni all'interno di caselle email o archivi contenenti infinite quantità di file non opportunamente catalogate? Oppure che passi molto tempo prima che le informazioni compiano il tragitto ad esse destinato?
Tutti questi sono veri e propri sprechi di informazione, che provocano ritardi nella produzione e generano confusione.
Se questo è il caso della tua azienda, forse è il momento di investire in soluzioni IT su misura.
Sovraprocessi, o "attività Muda"
La Lean Production identifica con il termine "Muda" tutte le attività inutili, che non aggiungono valore o che risultano improduttive (ne abbiamo parlato anche in questo articolo).
Dobbiamo sempre ricordare che la tecnologia deve semplificare la nostra vita, non complicarla: questo vale anche in ambito aziendale. Se i processi produttivi che caratterizzano il tuo flusso sono estremamente complessi e comprendono operazioni non necessarie, questo è un ottimo punto sul quale intervenire per ottenere miglioramenti concreti nella produzione.
In quest'ottica, analizzando i possibili sprechi di informazione, non dobbiamo concentrarci soltanto su grandi investimenti in termini di software, ma anche sulla revisione delle prassi interne:
- è davvero necessaria la diffusione di ogni nuova bozza o documento in fase di sviluppo, o piuttosto è meglio limitarsi alla diffusione delle versioni definitive?
- Quali informazioni è bene diffondere a tutti e quali in modo selettivo?
- E' possibile ridurre la quantità di documenti stampati migliorando la gestione IT? Ricordiamo che il Kaizen è fatto sia di piccoli sia di grandi cambiamenti.
Ritardi
Una delle principali spie della gestione di informazioni non ottimale è la generazione di ritardi e di attese che producono interruzioni del flusso di lavoro. Quando è necessario investire molto tempo in lunghe ricerche, o quando la circolazione delle informazioni utili non riesce a stare al passo con i ritmi della produzione, siamo di fronte ad una situazione che può certamente essere migliorata.
I fronti sui quali intervenire per eliminare sprechi di informazione di questo tipo possono essere diversi:
- può essere necessario facilitare la comunicazione tra lavoratori o tra diversi team o reparti
- si può semplificare l'iter di approvazione per la diffusione di informazioni
- si può progettare un migliore percorso per la loro veicolazione in modo tale che possano raggiungere in modo rapido le persone che ne devono fare uso per poter svolgere bene il proprio lavoro.
Carenza di informatizzazione
La necessità di stampare i documenti e consultarli in forma fisica, perdendo tempo tra molte scartoffie, oppure software che non consentono di gestire in maniera agile la mole di informazioni prodotte quotidianamente, sono solo alcuni esempi delle difficoltà derivanti dalla mancanza di un supporto IT adeguato alle attività aziendali.
Eliminare questi sprechi non richiede necessariamente grandi investimenti, ma deve essere fatto selezionando gli strumenti IT più adatti alle proprie specifiche esigenze.
In conclusione...
Ancora una volta, è il Genba la tua più preziosa fonte di informazioni e analisi. Recati là dove il lavoro effettivamente si svolge e osserva le modalità di comunicazione tra i vari livelli aziendali, per indagare dove si celano gli sprechi di informazione e in che modo essi influiscono sul flusso produttivo.
Osservando le difficoltà e i problemi in prima persona, potrai eliminare tutti gli sprechi Lean possibili e identificare le migliori soluzioni, avvalendoti anche dello spirito critico dei tuoi collaboratori.
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