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Se pensi al personale amministrativo della tua azienda, quali sono i principali compiti svolti che ti vengono in mente? Probabilmente pensi alle funzioni di controllo e a quelle di registrazione. Difficilmente il tuo primo pensiero andrà al miglioramento della struttura aziendale.
Adottando un approccio Lean, una delle cose che imparerai a fare è proprio quella di coinvolgere anche il reparto amministrativo nei processi di cambiamento e di ottimizzazione dell'azienda.
La Lean Administration ti permette di fare proprio questo
Da una parte, rendere compartecipe del processo di Kaizen anche il reparto amministrativo, dall'altra, farlo diventare esso stesso oggetto di miglioramento, introducendo delle variazioni per una gestione più snella e una riduzione delle funzioni di controllo e verifica.
Questo è possibile prevenendo a monte gli errori: ecco come fare.
Lean Administration: come ottimizzare la gestione amministrativa
Spesso si commette l'errore di considerare in modo del tutto separato il reparto amministrativo da quello più propriamente produttivo. A livello di amministrazione, tuttavia, possono celarsi molti sprechi, in grado di vanificare i risultati positivi apportati nei flussi produttivi. Al contrario, ottimizzare questo comparto può portare benefici ad ogni livello della produzione ed aiutare a raggiungere gli obiettivi Lean che si è prefissati.
Vi sono, in particolare, alcuni errori e sprechi ricorrenti: all'interno degli uffici amministrativi vengono spesso svolte molte funzioni di verifica a posteriori e di registrazione dati, oppure le operazioni possono richiedere diverse transazioni con relativa inutile complessità.
Da complesso a snello: questo il motto che dobbiamo sempre tenere a mente quanto ci approcciamo alla Lean Administration.
Per rendere il comparto amministrativo più snello in ottica Lean, si può intervenire su più fronti.
La Lean Administration prevede:
L'organizzazione in Value Stream, proprio come nel resto dell'azienda. Inutile ottimizzare in ottica Lean la produzione sfruttando flussi produttivi, per poi mantenere una impostazione tradizionale a livello amministrativo: ciò renderebbe più difficile monitorare i miglioramenti e creerebbe un maggiore scollamento tra amministrazione e produzione.
Processi snelli, ottenuti eliminando le complessità strutturali e burocratiche: le singole operazioni di registrazione, controllo, monitoraggio o informazione devono poter essere svolte con il minore numero di passaggi possibile. Questo permette al flusso di essere più fluido e di richiedere meno tempo, il quale potrà essere impiegato diversamente.
Processi il più possibile automatizzati: dove possibile, ricorrere all'IT è fondamentale per ridurre la complessità delle operazioni da svolgere, per ridurre il tempo e la risorse umane necessarie per svolgere tali attività e per poter facilitare la circolazione fluida delle informazioni. L'IT, insomma, è un validissimo alleato della Lean Administration.
Attività di controllo a posteriori estremamente limitate: idealmente, tendere al Kaizen significa anche fare in modo che le attività di controllo non siano più necessarie. Infatti, in un sistema ottimizzando secondo i principi della Lean Production, i controlli non servono poiché il flusso della produzione avviene in modo fluido, senza ostacoli e in risposta alle specifiche esigenze del cliente.
I vantaggi sulla produzione derivanti dalla Lean Administration
Rendere più snello il comparto produttivo, come abbiamo visto, è solo uno dei passi da compiere.
Una volta migliorati i processi, è possibile sfruttare la Lean Administration anche per migliorare la produzione. Ma come ottenere, dal punto di vista pratico, questo risultato?
Come trasformare l'amministrazione in uno strumento Lean?
Il primo vantaggio diretto deriva dall'organizzazione del reparto Lean secondo il concetto di Value Stream: in questo modo, sarà più facile avere a disposizione tutte le metriche necessarie per l'analisi dei risultati dei singoli Value Stream che caratterizzano la produzione.
Ecco creato il legame tra amministrazione e produzione: monitorare i risultati è il primo passo per poter poi individuare eventuali ostacoli o sprechi e intervenire in modo mirato per la loro eliminazione.
Si può pensare che queste operazioni richiedano personale in più: in realtà, se la Lean Administration è impostata in modo efficace, non serviranno ulteriori investimenti, in quanto sarà possibile eseguire tali operazioni proprio grazie al tempo risparmiato e precedentemente dedicato a lunghe operazioni di controllo e gestione.
In conclusione: non dimenticare il budget rolling...
L'importanza della Lean Administration ti sarà ancora più chiara se messa in relazione con il budget rolling: nell'ottica di una gestione del budget modulare e frequentemente ristabilito, è necessario poter contare su un comparto amministrativo estremamente efficiente e in grado di eliminare le sovrastrutture complesse in favore di funzionalità snelle.
In questo modo, decisioni più frequenti non comporteranno rallentamenti e ostacoli per la produzione: l'intera azienda funzionerà in modo fluido, proprio come un meccanismo dagli ingranaggi ben oliati e perfettamente combacianti.
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