Nata per la gestione del flusso produttivo aziendale, la Lean Production si è presto estesa a tutti gli ambiti produttivi, anche quelli indiretti, come gli uffici. Il suo ideatore, Taiichi Ohno, si è presto reso conto di come la necessità di trasformare la produzione in un flusso organico coinvolgesse anche gli uffici e le aree non legate in modo diretto ai comportati produttivi.
L'insieme di teorie e buone pratiche per eliminare gli sprechi all'interno degli uffici rientra nell'ambito del Lean Office.
Parlare di sprechi aziendali porta a pensare principalmente a sovrapproduzione, scarti, rimanenze di materie prime; insomma, a tutto ciò che è concreto. A volte, però, gli sprechi più insidiosi sono quelli più difficili da vedere: la cattiva organizzazione all'interno degli uffici amministrativi è uno degli esempi più calzanti.
Si dovrebbero poi intervenire per eliminare le informazioni non necessarie.
La Value Stream Mapping si è già rivelata uno strumento fondamentale per rivoluzionare l'approccio alla produzione e per poter individuare in modo chiaro i flussi di produzione, con relativi ostacoli e sprechi da eliminare.
Lo abbiamo visto in questo articolo --->
Lo stesso strumento può essere utilizzato con efficacia anche per quanto riguarda gli uffici: la mappatura di tutti i processi e di tutte le funzioni svolte permetterà di individuare i collegamenti e i nodi critici, sui quali si potrà poi intervenire.
In questo modo si potranno, inoltre, individuare le cosiddette "zone grigie", presenti negli uffici più di quanto si possa immaginare.
Si tratta di tutte quelle aree di sovrapposizione nelle quali la stessa mansione viene svolta indifferentemente da diversi collaboratori o diversi uffici, senza che vi sia una chiara e univoca suddivisione.
Inevitabilmente, una situazione di questo tipo genera confusione e rende il lavoro meno fluido: ecco, dunque, un importante "spreco invisibile" sul quale intervenire.
Il Lean Office ti permette di organizzare gli uffici in modo snello: una volta che i flussi sono chiari, assegnare le singole mansioni a specifici collaboratori o reparti risulta molto più semplice.
All'interno di un ufficio snello, ognuno ha dei compiti chiari e ben definiti, mentre i ruoli dei lavoratori non si sovrappongono.
Poco fa ti ho parlato dell'importanza della Value Stream Mapping per l'analisi delle criticità: a partire da questo strumento dovresti già aver capito la necessità di una soluzione su misura.
La Lean Production, del resto, non millanta soluzioni universali: non troverai mai una guida passo passo (e, se la trovi, diffida!) per risolvere i tuoi problemi aziendali. Puoi fare tesoro, invece, dei suggerimenti per la trasformazione del tuo approccio e per imparare a intervenire in modo adeguato individuando e risolvendo i problemi che rileverai.
Ad ogni modo, ti lasciamo alcuni consigli utili a risolvere alcuni dei più frequenti problemi che si verificano negli uffici gestiti con approccio tradizionale.
Innanzitutto, il Lean Office è dove amministrazione e IT si incontrano, anziché scontrarsi.
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Per gestire il flusso di comunicazione al meglio, i processi devono essere integrati con un buon sistema IT.
In questo modo si potrà ottenere:
Applicare il Lean Office non significa calare dall'alto un nuovo sistema di gestione degli uffici o rivoluzionarli completamente: affinché i processi possano migliorare e le novità possano venire integrate in modo efficace, è necessario rendere partecipi della nuova visione tutti i collaboratori.
Il Lean Office deve essere inteso come un approccio, piuttosto che come una tecnica da applicare.
Per approfondire i metodi, gli strumenti e il pensiero alla base della Lean Office, abbiamo creato un intero portale di video corsi online per conoscere tutti gli strumenti necessari ad organizzare al meglio gli. uffici.