Obeya room: comunicazione efficace nel team

L’Obeya Room è uno degli strumenti fondamentali nella gestione di progetti di Lean Innovation, e viene utilizzato per raggiungere la massima attivazione celebrale e ottenere così una elevata efficienza comunicativa e di problem solving.

Obeya (大部屋) è una parola giapponese che letteralmente significa “grande stanza”, all’interno della quale lavorano insieme il Capo Progetto e tutti i membri del team.
Il primo a introdurre questo metodo di lavoro fu proprio il Chief Engineer Takeshi Uchiyamada alla fine degli anni Novanta durante il progetto della nuova Toyota Prius.
Attraverso questo metodo riuscì a ridurre i tempi di comunicazione tra i diversi ingegneri e allineare quelli che errano gli obiettivi, le priorità, le scelte tecniche da fare e i problemi da risolvere e questo portò ad evitare gli errori tipici di un disallineamento interno.
Il risultato fu talmente sorprendente che Toyota decise di adottare lo stesso metodo per tutti i progetti successivi. E nel corso degli ultimi 20 anni sono state numerose le aziende che hanno utilizzato l’Obeya Room per supportare lo sviluppo di nuovi prodotti.

Il fine è quello di ridurre i tempi di comunicazione e la possibilità di disallineamenti informativi e di affrontare tempestivamente eventuali problematiche che potrebbero nascere tra personale di settori differenti; aiutare il team a monitorare i progressi, i problemi che devono essere risolti e a prendere le decisioni giuste in modo tempestivo.

Il “faccia a faccia” rimane ancora il miglior metodo comunicativo

Più elaborati sono i nostri mezzi di comunicazione, meno comunichiamo.
(Joseph Priestley)

Quando ci troviamo a collaborare con un gruppo di persone, la comunicazione diretta è sicuramente il modo migliore. In questo caso le email non sono lo strumento più idoneo, perché è una comunicazione unidirezionale, non consente il confronto e il chiarimento con i destinatari in modo immediato e soprattutto non si possono vedere le reazioni reali dei destinatari.
Allo stesso modo, il metodo telefonico, anche se più immediato, rimane sempre poco performante se si ha come obiettivo l’allineamento delle persone.
Il dialogo faccia a faccia è sicuramente la soluzione migliore e più efficace.

Con il metodo Obeya si raggiunge il massimo dell’efficacia perché si uniscono i vantaggi del dialogo diretto al supporto di un metodo sistemico progettato per ottimizzare l’intero flusso di informazioni.

Come viene progettata una Obeya Room

L’idea sulla quale si basa è piuttosto semplice; si parte con il creare uno spazio comune dove condividere i vari passaggi della realizzazione di un progetto.

Ogni persona del team segue una parte specifica del progetto e ha a disposizione una propria sezione della stanza, ma ha anche la responsabilità di mantenere costantemente aggiornati i dati e i contenuti.

Questo sistema è pensato per affrontare velocemente le varie criticità che emergono durante qualsiasi progetto concentrandosi su ogni singolo problema di volta in volta e risolverlo direttamente senza rischiare di mettere sul tavolo troppi problemi insieme e non riuscire a risolverne neanche uno.

Quali sono i punti di forza dell’Obeya Room?

• Creare un ambiente di lavoro riservato ed isolato che facilita la concentrazione e permette di focalizzarsi esclusivamente su quel determinato progetto.
• Mettere insieme e far interagire diverse risorse che sarebbero altrimenti dislocate in aree diverse dell’azienda (per esempio il team del reparto Ricerca e Sviluppo e quello del reparto Produttivo e Vendite).
• Rendere facilmente visibile le informazioni più importanti relative al progetto e mantenere il flusso di dati aggiornato costantemente.
• Il principio del “toccare con mano”: oltre alla visualizzazione tangibile dei dati, dei documenti e dei piani di lavoro, spesso è possibile toccare con mano le cose, invece che limitarsi a raccontarle o interpretarle. Ecco perché quando si tratta della realizzazione di un prodotto fisico particolarmente complesso è consigliabile la realizzazione di un prototipo da tenere nella stanza.
  La forza comunicativa degli oggetti fisici e del contatto reale è molto più forte della comunicazione virtuale; vedere e toccare le cose permette di comprenderle molto più facilmente che immaginandole soltanto.
• L'importanza delle distanze: la qualità della comunicazione dipende da molti fattori tra i quali anche le distanze fisiche che ci sono tra i diversi membri del gruppo (teoria sviluppata da Allen e Fusfeld). Può sembrare una considerazione piuttosto scontata e banale, ma anche azzerare le distanze fisiche nel team di progetto, aiuta e facilita la comunicazione.

Obeya è molto più di una grande stanza aperta, è un vero e proprio centro di comunicazione dove è possibile monitorare quotidianamente l’andamento del lavoro.
Lo sviluppo di questa metodologia, è una dimostrazione che, di fronte a complessità informative e decisionali, l’intermediazione ICT ha dei limiti, ed è invece ritornata ad essere fondamentale la “classica” comunicazione faccia a faccia.

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