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Lean Production Blog

Lean Office: l'approccio snello dalla fabbrica agli uffici

[fa icon="calendar"] 24/06/15 10.19 / by MakeITLean

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Nata per la gestione del flusso produttivo aziendale, la Lean Production si è presto estesa a tutti gli ambiti produttivi, anche quelli indiretti, come gli uffici. Il suo ideatore, Taiichi Ohno, si è presto reso conto di come la necessità di trasformare la produzione in un flusso organico coinvolgesse anche gli uffici e le aree non legate in modo diretto ai comportati produttivi.

L'insieme di teorie e buone pratiche per eliminare gli sprechi all'interno degli uffici rientra nell'ambito del Lean Office.

Quali sono gli sprechi da eliminare attraverso il Lean Office?

Parlare di sprechi aziendali porta a pensare principalmente a sovrapproduzione, scarti, rimanenze di materie prime; insomma, a tutto ciò che è concreto. A volte, però, gli sprechi più insidiosi sono quelli più difficili da vedere: la cattiva organizzazione all'interno degli uffici amministrativi è uno degli esempi più calzanti.

Ufficio disorganizzato

Ma se non stiamo parlando di sprechi concretamente stipati all'interno di un magazzino, quali sono quelli che il Lean Office permette di combattere?

numero1 Difficoltà nel far arrivare le informazioni ai corretti destinatari: un apparato burocratico complesso può rendere difficile e lenta la circolazione di informazioni, che invece devono poter raggiungere facilmente i destinatari che ne devono fare uso.

numero due Surplus di passaggi e movimenti: questo problema si lega molto frequentemente a quello precedente. Il flusso di informazione può essere lento e poco snello anche a causa di una struttura troppo complessa, la quale richiede troppi passaggi non necessari o lo spostamento fisico delle persone, con relativo spreco di tempo.

numero tre Sovrainformazione: anche la situazione contraria può essere deleteria per il buon lavoro. Un sistema efficace deve poter garantire che le informazioni siano facilmente a disposizione di chi se ne deve servire, senza caricare ogni collaboratore del compito di filtrare, ogni giorno, le informazioni utili tra un flusso ininterrotto di dati che non lo riguardano.

Si dovrebbero poi intervenire per eliminare le informazioni non necessarie.

numero quattroLunghi tempi di attesa: i tempi di attesa sono delle vere e proprie barriere che interrompono il flusso produttivo e non rendono agevole il lavoro, facendo perdere energie, tempo e denaro. Riuscire a eliminare questi muri virtuali significa riuscire a sbloccare il flusso e rendere il lavoro organico ed armonico.

La Value Stream Mapping al servizio del Lean Office

La Value Stream Mapping si è già rivelata uno strumento fondamentale per rivoluzionare l'approccio alla produzione e per poter individuare in modo chiaro i flussi di produzione, con relativi ostacoli e sprechi da eliminare.

Lo abbiamo visto in questo articolo --->

Lo stesso strumento può essere utilizzato con efficacia anche per quanto riguarda gli uffici: la mappatura di tutti i processi e di tutte le funzioni svolte permetterà di individuare i collegamenti e i nodi critici, sui quali si potrà poi intervenire.

In questo modo si potranno, inoltre, individuare le cosiddette "zone grigie", presenti negli uffici più di quanto si possa immaginare.

click-to-tweet2.jpg "Value Stream Mapping nel #LeanOffice: un aiuto valido per individuare i nodi critici dell'ufficio"

Si tratta di tutte quelle aree di sovrapposizione nelle quali la stessa mansione viene svolta indifferentemente da diversi collaboratori o diversi uffici, senza che vi sia una chiara e univoca suddivisione.

Inevitabilmente, una situazione di questo tipo genera confusione e rende il lavoro meno fluido: ecco, dunque, un importante "spreco invisibile" sul quale intervenire.

Il Lean Office ti permette di organizzare gli uffici in modo snello: una volta che i flussi sono chiari, assegnare le singole mansioni a specifici collaboratori o reparti risulta molto più semplice.

All'interno di un ufficio snello, ognuno ha dei compiti chiari e ben definiti, mentre i ruoli dei lavoratori non si sovrappongono.

Ti sembra utopia? Eppure il Lean Office è già realtà in molte aziende in tutto il mondo!

Concetto di paradiso

 

Interventi pratici per applicare i principi del Lean Office

Poco fa ti ho parlato dell'importanza della Value Stream Mapping per l'analisi delle criticità: a partire da questo strumento dovresti già aver capito la necessità di una soluzione su misura.

La Lean Production, del resto, non millanta soluzioni universali: non troverai mai una guida passo passo (e, se la trovi, diffida!) per risolvere i tuoi problemi aziendali. Puoi fare tesoro, invece, dei suggerimenti per la trasformazione del tuo approccio e per imparare a intervenire in modo adeguato individuando e risolvendo i problemi che rileverai.

Ad ogni modo, ti lascio alcuni consigli utili a risolvere alcuni dei più frequenti problemi che si verificano negli uffici gestiti con approccio tradizionale.

Innanzitutto, il Lean Office è dove amministrazione e IT si incontrano, anziché scontrarsi.
(Sai qual è il contributo fondamentale dell'IT nella creazione di valore aziendale? Clicca qui.)

Per gestire il flusso di comunicazione al meglio, i processi devono essere integrati con un buon sistema IT.

In questo modo si potrà ottenere:

  • il facile e rapido inserimento dei nuovi dati e la loro corretta archiviazione
  • un inserimento dati univoco, senza bisogno di intervenire più volte sulla gestione delle stesse informazioni
  • la rapida circolazione delle informazioni
  • la riduzione degli sprechi di tempi e risorse legate alla stampa non necessaria.

In conclusione...

Applicare il Lean Office non significa calare dall'alto un nuovo sistema di gestione degli uffici o rivoluzionarli completamente: affinché i processi possano migliorare e le novità possano venire integrate in modo efficace, è necessario rendere partecipi della nuova visione tutti i collaboratori.

Il Lean Office deve essere inteso come un approccio, piuttosto che come una tecnica da applicare.  

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Topics: Lean Management, lean office, organizzazione snella

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