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Che cosa significa decluttering?
Letteralmente significa “mettere in ordine”, ma come per il concetto della Lean, anche in questo caso non possiamo soffermarci solamente alla traduzione letterale, perché è una vera e propria filosofia, che già da diversi anni viene utilizzata per gestire e organizzare la sfera personale e che negli ultimi anni sta progressivamente contaminando anche il mondo del business.
Il punto principale su cui si basa questo concetto è quello della focalizzazione; ovvero togliere l’inutile per focalizzarsi sull’essenziale.
L’obiettivo è quello di lavorare in ecosistemi semplici ed organizzati.
Dobbiamo essere noi ad avere il controllo su attività e cose, evitando che queste controllino noi.
Negli ultimi anni ci siamo circondati da tutto ciò che la tecnologia ci ha reso disponibile e abbiamo cercato di riempire anche il più breve tempo improduttivo.
La tecnologia dovrebbe però aiutarci anche a liberare le nostre giornate, ma spesso accade che ci intrappoli in una corsa contro il tempo che non riusciremo mai a vincere.
Il decluttering è una disciplina liberatoria che consiste nel rimuovere fisicamente e mentalmente la presenza di oggetti/pensieri inutili, liberando spazio fisico e mentale per nuovi oggetti e nuove idee.
Perché funziona anche nell’ambito professionale?
Perché può effettivamente aiutare a ridurre la confusione e la complessità organizzativa del lavoro.
Molte aziende oggi sono imprigionate in strutture complesse e gerarchiche e faticano a trovare una via d’uscita per emergere nel complesso mercato attuale; spesso hanno bisogno di ricorrere a figure professionali esterne come per esempio quella del Temporary Manager per riuscire a fluidificare una struttura ingolfata.
Ma quello della complessità organizzativa non è l’unico problema, la questione tempo è un altro aspetto fondamentale nell’epoca in cui viviamo, forse il più importante anche nell’ambito lavorativo.
Quante volte ci capita di arrivare a fine giornata e chiederci come sia possibile che il tempo sia già passato? Purtroppo il tempo passa inesorabile senza che ce ne accorgiamo e non ci dà la possibilità di fare tutto quello che dovremmo fare!
Ma allora chiediamoci una cosa: tutto quello che facciamo è davvero necessario?
Diciamoci la verità, l’economia delle “24 ore su 24” ci sta un po' logorando la vita; la tecnologia dei media e delle telecomunicazioni è diventata particolarmente invasiva e a volte erode i confini fra il lavoro e la vita privata. Siamo collegati 24 ore su 24, sette giorni su sette, siamo sempre reperibili e a fatica riusciamo a fare una pausa per staccare la spina. E alla fine anche le nostre performance sul lavoro ne risentono.
(Molto interessante per approfondire questo tema, è la lettura del saggio “Speed limits: where time went and why we have so little left” di Mark C. Taylor.)
Da un sondaggio riportato da The Muse, in molte aziende i dipendenti impiegano tra il 35 e il 50% del loro tempo in meeting e spendono oltre 4 ore alla settimana per prepararsi a questi meeting, per non parlare del tempo che impieghiamo per leggere e scrivere mail, messaggi, telefonate ecc. Molti di questi incontri non hanno uno scopo chiaro e vi partecipano anche persone solo indirettamente interessate.
Come si può migliorare questo aspetto? Innanzitutto, pianificando solo riunioni strettamente necessarie che non superino i 30 minuti, un arco di tempo in cui i partecipanti (solo quelli effettivamente necessari) riescono a restare concentrati; specificare di cosa si parla e quali sono gli obiettivi dell’incontro.
Secondo uno studio dell’Huffington Post invece, è emerso che i lavoratori americani dedicano in media, 6,3 ore alla settimana per gestire le proprie email. Per evitare di essere schiavi del proprio account di posta potrebbe essere utile pianificare nel corso della giornata non più di due o tre momenti da dedicare al controllo delle email, e cercare di dare la giusta priorità alle cose per non farsi prendere dall’ansia di rispondere; non siamo tenuti a dare seguito a tutte le email che riceviamo, ma è importante attribuire a ciascuna la giusta importanza. In generale, vale la regola che meno messaggi inviamo, meno ne riceviamo quindi a volte, quando si tratta di comunicazioni interne fra colleghi potremmo evitare di mandare dieci email e scambiarci una parola in più!
Quali sono le finalità di un intervento di decluttering in azienda?
- Favorire la focalizzazione sugli aspetti fondamentali e più importanti per la propria attività.
- Facilitare l’ottimizzazione del tempo, dello spazio, del flusso di lavoro e creare lo spazio disponibile (materiale e immateriale) per nuovi progetti e nuove idee.
- Aumentare la condivisione tra collaboratori e la soddisfazione dei clienti e fornitori.
- Favorire l’aumento della velocità dei processi in modo naturale.
Il decluttering diventa utile anche per una gestione aziendale consapevole; eliminare il superfluo a livello di produzione, amministrativo, marketing ecc.
Che cosa facciamo, nella pratica, noi di MakeITlean quando realizziamo interventi di decluttering nelle aziende?
- Applicazione dei temi del Decluttering al fine dell’inserimento di un nuovo metodo organizzativo e produttivo a tutta la realtà aziendale;
- Visual Management: gestione visuale dei problemi con l’obiettivo di portare alla vista tutti i processi e le informazioni utili al miglioramento e allo snellimento del flusso di lavoro, per eliminare ogni ostacolo;
- Educazione al Problem Solving;
- Definizione di un piano di miglioramento continuo.
Per approfondire puoi contattarci direttamente, saremo felici di darti tutte le informazioni che desideri.
Per concludere, dunque, alla domanda che cos’è e perché è utile la tecnica del decluttering, potremmo rispondere con una frase di Henry David Thoreau: “Non basta essere occupati. La domanda che dobbiamo porci è: in che cosa siamo occupati?
Focalizziamoci su ciò che è necessario ed essenziale per non perderci nel superfluo.
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