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Lean Production Blog

Come implementare la VSM nel Lean Office per eliminare gli sprechi

[fa icon="calendar"] 26/06/15 11.34 / by MakeITLean

MakeITLean

Nel precedente articolo ti ho introdotto il Lean Office e uno degli strumenti più importanti che puoi utilizzare per metterlo in pratica. Oggi approfondiremo queste tematiche un po' di più, concentrandoci sull'uso della VSM nel Lean Office per l'ottimizzazione delle risorse all'interno degli uffici.

La Value Stream Mapping ci permette di cogliere in modo completo sia le complessità strutturali dell'organizzazione all'interno degli uffici, sia i dettagli e i singoli passaggi. È come studiare un territorio attraverso una cartina molto dettagliata: possiamo sia cogliere le caratteristiche generali e comuni, sia andare ad analizzare specifici percorsi.

VSM: Value Stream Mapping

L'uso della Value Stream Mapping può sembrare più semplice se applicato ai flussi di produzione, dove è possibile assistere in modo concreto alle varie fasi che scandiscono la lavorazione e osservare l'effettiva trasformazione dei prodotti.

Inizialmente, l'implementazione della VSM nel Lean Office potrebbe richiedere uno sforzo in più, dal momento che molti dei passaggi non producono effetti immediatamente tangibili.

Ecco come fare per superare questo ostacolo.

VSM nel Lean Office per individuare il valore

Prima di procedere con gli interventi di miglioramento, prima ancora di disegnare la Value Stream Mapping, è necessario poter rispondere a una domanda: qual è il valore generato?

Nel caso dei comparti prettamente produttivi è facile rispondere a questa domanda: il prodotto finale è l'obiettivo di tutta la catena di produzione, la soddisfazione del cliente lo scopo finale.

Possiamo partire proprio da qui: ad esempio, per gli uffici che offrono servizi al pubblico, la soddisfazione del cliente sarà un obiettivo concreto da tenere in ampia considerazione. Se, invece, la soddisfazione delle esigenze dei clienti è uno scopo indiretto, occorre determinare il reale valore prodotto all'interno dell'ufficio da rendere più snello.

click-to-tweet2.jpg "VSM nella #Lean Office: parti determinando il reale valore generato"

 

I valori prodotti all'interno degli uffici possono essere molti:

  •  Rapida gestione del flusso di informazioni.
  •  Gestione snella dei budget.
  •  Tempestività ed esaustività nella fornitura di servizi al cliente.
  •  Assistenza efficace e rapida risoluzione dei problemi del cliente.

Di conseguenza, è possibile che per creare una corretta mappatura dei flussi di valore all'interno degli uffici sia necessario realizzare più di una VSM. In ogni caso, si può procedere a questa operazione con successo solo dopo aver individuato i principali valori prodotti.

Implementare la VSM nel Lean Office

A questo punto puoi passare all'azione e disegnare le tue mappe dei flussi di valore.

L'obiettivo è individuare in modo chiaro e percepibile a primo sguardo tutti i processi e i rapporti che regolano la produzione del determinato valore.

Ad esempio, se l'obiettivo è rendere più rapida la produzione delle informazioni destinate ai clienti o al comparto produttivo, vorrai individuare tutto il percorso compiuto da tali dati, per mettere in evidenza eventuali criticità.

In questo modo ti sarà immediatamente chiaro quali sono i passaggi più critici, nei quali avvengono perdite di tempo o di risorse: una volta individuato il problema, potrai individuare anche una soluzione. Là dove il flusso si interrompe, rallenta o assume direzioni contorte e poco chiare, sarà necessario un intervento per districare il nodo.

La VSM nel Lean Office è uno strumento di rivoluzione?

Se stai cercando una guida per rivoluzionare completamente la tua azienda e ottenere mirabolanti risultati in poco tempo, sei nel posto sbagliato. Ma non è questa la peggiore notizia: la peggiore notizia è che non c'è un posto giusto per realizzare questa utopia.

Per te, però, ho anche un'ottima informazione: attraverso una progressiva implementazione di miglioramenti mirati, potrai abbattere gli sprechi e ottenere risultati sempre migliori.

Sovrapproduzione

Ecco perché la VSM nel Lean Office non è uno strumento di rivoluzione, ma può quasi essere considerata uno strumento di cura (nono insegnamento di Taiichi Ohno: una diagnosi non equivale ad una cura).

La Value Stream Mapping permette di individuare le criticità, ma non solo: grazie ad essa è più facile anche monitorare gli effetti e le conseguenze dei singoli cambiamenti apportati, permettendoti di capire se hai stai percorrendo la strada giusta.

Sostituire un sistema strutturato con un altro imposto dall'alto può permetterti di ottenere risultati migliori, ma statici: ti risulterà difficile individuare esattamente quali criticità precedenti sono state rimosse e quali procedimenti, invece, non hanno ottenuti effettivi benefici. Se, al contrario, intervieni risolvendo un problema alla volta, ti sarà possibile monitorare tutti i cambiamenti derivanti e continuare a migliorare trovando, di volta in volta, specifiche risposte a specifici problemi.

In conclusione...

La VSM nel Lean Office, insomma, può essere interpretata come una lente d'ingrandimento attraverso la quale osservare l'organizzazione dei tuoi uffici, senza perdere la visione d'insieme. Per implementarla concretamente ed efficacemente nella tua azienda e ottenere un'amministrazione snella, dovrai prepararti ad intraprendere un percorso, piuttosto che ripartire da zero.

Se desideri saperne di più su come implementare la Value Stream Mapping e il Lean Office all'interno della tua visione aziendale, iscriviti alla newsletter e continua a seguirci: riceverai gli aggiornamenti del blog direttamente nella tua casella email e sarai certo di non perderti nemmeno un articolo!

 

Topics: Lean Management, lean office, value stream mapping

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