La forza dell’A3 Thinking racchiusa in 7 elementi fondamentali

Nel precedente articolo vi abbiamo introdotto il concetto di Problem Solving visto dal punto di vista della Lean Management, ovvero il modulo A3, spiegandovi in che cosa consiste a livello pratico.

Come abbiamo già visto in altri casi, gli strumenti della Lean difficilmente funzionano o comunque non riescono a darvi il massimo dei risultati e della loro efficacia se non sono inseriti e utilizzati in un contesto più generale di Lean Thinking.

Il modo di pensare che l’A3 Report diffonde, come tutti gli altri approcci Lean, forse attualmente, è ancora piuttosto raro nella maggior parte delle organizzazioni, ma non si può negare come questi strumenti, se ben utilizzati, siano in grado di creare personale estremamente capace. E questo miglioramento delle capacità da parte delle persone si traduce in sistemi di lavoro più efficaci e performanti.

Parlando di Lean Thinking quindi non si può non parlare di persone. Si, le persone e il loro sviluppo intellettuale giocano un ruolo fondamentale in questi processi.

Ecco quali sono i 7 elementi fondamentali che caratterizzano questa metodologia, ma soprattutto questo atteggiamento mentale, che dovrebbe essere condiviso dalle persone che operano all’interno di un’azienda.

1. Processo di pensiero logico

Le risorse all’interno di un’azienda dovrebbero essere in grado di pensare e agire razionalmente nel prendere decisioni e risolvere problemi. Come dicevano i manager di Toyota, le aziende devono affrontare un numero infinito di problemi ma hanno a disposizione una quantità limitata di risorse per farvi fronte. È necessario quindi sfruttare al meglio queste risorse senza sprecare energie inutilmente.

2. Obiettività

Deve essere l’elemento centrale dell’atteggiamento mentale, dal momento che l’osservazione umana è involontariamente soggettiva ed ogni persona vede le cose in modo diverso.
Nella maggior parte dei casi, le persone all’interno di un’azienda hanno una visione sufficientemente comune che permette loro di comunicare e collaborare, ma se si entra nei dettagli di una situazione, questa visione comune comincia a divenire meno, ed ognuno esprimerà il proprio punto di vista.
L’A3 Thinking cerca appunto di riconciliare questi molteplici visioni e trovare un punto d’incontro da cui partire.

3. Risultati e processi

I risultati sono la prova visiva della comprensione del problema da parte della persona. Scarsi risultati, oltre a non far progredire l’azienda, riflettono anche una scarsa comprensione della situazione. L’A3 Thinking sostiene che oltre ai risultati anche i processi con i quali sono stati conseguiti sono importanti.

4. Sintesi e visualizzazione

Gli A3 Report sono progettati per essere brevi; una relazione breve, che va direttamente al punto, nella quale l’elemento fondamentale può essere individuato immediatamente, è sicuramente molto apprezzata da qualsiasi manager che deve analizzarla!
L’A3 Thinking incoraggia in questo senso la trasmissione delle informazioni anche attraverso una rappresentazione grafica in modo da comunicare il messaggio in maniera veloce, chiara ed efficiente.

5. Allineamento

È importante che ci sia un allineamento di pensiero e quindi un consenso generale sulla decisione e sulla strada da intraprendere. Mettere nero su bianco i fattori chiave della situazione, le azioni proposte e il relativo piano di follow-up permette di avere qualcosa su cui ragionare.

6. Coerenza e omogeneità

A volte succede di non riuscire ad arrivare in maniera immediata alla soluzione del problema, questo perché si manca di coerenza. Ci si focalizza sui problemi che non sono particolarmente rilevanti per gli obiettivi dell’azienda, si propongono soluzioni che non si basano sulle cause dei problemi ma sui loro effetti o si trascurano alcune parti fondamentali nella definizione della soluzione.
Utilizzando l’A3 Report il tema in analisi deve essere coerente con gli obiettivi dell’azienda, la diagnosi deve essere in linea con il tema, le azioni correttive devono partire direttamente dalla causa del problema, il piano d’azione deve porre in atto soluzioni adeguate e il piano di follow-up dovrà confrontare i risultati delle azioni proposte con gli obiettivi fissati in precedenza.

7. Visione sistemica

Prima di concentrarsi in un determinato piano d’azione, la persona deve aver ben chiaro:
- qual è lo scopo del suo corso d’azione;
- quali sono gli obiettivi e le priorità dell’azienda;
- come il suo piano può collocarsi all’interno di una visione aziendale più ampia e come può condizionare altre parti dell’azienda.

La potenza di questo strumento di analisi può essere sfruttata appieno solo se utilizzata con un approccio mentale corretto e un appropriato processo di Problem Solving.
L’A3 Report quindi non è solo un formato di documentazione, è un meccanismo per favorire l’apprendimento e la collaborazione.

Se sei interessato ad approfondire questo ed altri argomenti della Lean Management non esitare a contattarci, saremo felici di condividere con te le nostre idee e la nostra esperienza e di indicarti quale sia la soluzione migliore per il tuo business.