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10 cose essenziali da fare quando si prepara una fiera

[fa icon="calendar"] 28-set-2017 12.06.57 / by MakeITLean

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Anche se nell’era digitale ormai siamo abituati a interagire e stabilire contatti a distanza, la fiera rimane ancora un luogo strategico dove concretizzare e rafforzare le relazioni costruite, oltre che crearne di nuove.La fiera rappresenta una delle attività di comunicazione e di marketing più importante,

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ma allo stesso tempo una delle più costose: bisogna quindi avere ben chiari i motivi per cui si partecipa e soprattutto sviluppare un buon piano per raggiungerli.
È una vetrina nella quale ci si mette in mostra, non si può sbagliare, bisogna essere impeccabili!

 

Passiamo ora alla fase esecutiva: quali sono le 10 cose essenziali da fare quando si prepara una fiera?

1. Definire gli obiettivi: può sembrare molto semplice ma bisogna porre molta attenzione perchè da questo primo punto dipendono tutti i passi successivi. Gli obiettivi devono essere ben chiari nella vostra mente e dovete riuscire a trasmetterli al vostro team. Possono essere:

  • Aumentare le vendite
  • Aumentare la visibilità
  • Raccogliere contatti
  • Trovare nuovi partner (rivenditori, fornitori, distributori e perchè no investitori).

Ricorda che un obiettivo deve essere smart:

  •  specifico
  •  misurabile
  •  raggiungibile
  •  rilevante
  • temporizzato.
2. Definire il budget: dipende molto dagli obiettivi. In ogni caso è necessaria una valutazione generale perchè il costo della fiera non è rappresentato solo dallo stand. Sono da valutare i costi di partecipazione, dell’allestimento, del  trasferimento dei prodotti, i costi per il pernottamento del personale e quelli necessari alla sponsorizzazione della presenza in fiera (integrando al meglio comunicazione online e offline).

3. Scegliere il team: una volta stabiliti gli obiettivi e il budget, bisogna decidere quali sono le persone da coinvolgere e creare un action plain nel quale vengono definiti compiti, responsabilità e tempi per tutti i componenti del team.

4. Definire un piano pubblicitario e di comunicazione a supporto della partecipazione. Il piano di comunicazione definisce e descrive gli obiettivi, le attività e le scadenze di tutto quello che riguarda la comunicazione, come newsletter, social network, advertising e stampa. L’importante è stabilire per tempo che cosa comunicare e quando.

sicam-materiale-fiera.jpg5. Analizzare e scegliere il materiale promozionale: nello stand la comunicazione non è affidata solo al personale addetto ma anche a specifici strumenti da preparare in anticipo e con cura (poster, cartelli, pieghevoli, stampati vari, cataloghi e listini, video e contributi multimediali, articoli promozionali).

6. Curare l’allestimento dello stand: 
il tuo primo obiettivo è quello di catturare l’attenzione dei visitatori stimolando la loro curiosità. Se il tuo stand non è visibile a colpo d’occhio, tutti i tentativi di comunicazione risulteranno vani. Progetta uno stand che sviluppi un tema ben preciso, studia una soluzione in grado di raggiungere una sintesi tra originalità e qualità senza dimenticare l’aspetto emozionale, giocando con la grafica e le parole.

7. Informare i tuoi contatti della tua presenza all’evento utilizzando per esempio:

  • Comunicato stampa aziendale;
  • Comunicazione sul blog;
  • Comunicazione sui propri canali social;
  • Invio newsletter al proprio database.

Nel periodo precedente alla partecipazione alla fiera puoi iniziare a modificare il tuo stile di comunicazione, inserendo il logo dell’evento nei tuoi comunicati o nelle tue strategie di marketing. Questo metterà in risalto il tuo brand e le persone saranno informate della partecipazione alla fiera.

8. Creare una esperienza memorabile: cerca di coinvolgere le persone e stimolarle ad avvicinarsi al tuo stand, organizzando diverse tipologie di intrattenimento come Contest, Speech, Eventi formativi o Prove Prodotto.
Questi sono solo alcuni esempi di ciò che si può fare per differenziarsi in modo costruttivo rispetto ai concorrenti. Ovviamente bisogna cercare di essere il più creativi e dinamici possiblie per riuscire a distinguersi.

9. Organizzare lo spazio espositivo: lo spazio dello stand dev'essere accogliente, facilmente accessibile e abbastanza spazioso per consentirti di incontrare i tuoi clienti.
Per quanto riguarda invece il materiale da portare, è fondamentale creare una check-list di tutto ciò che ti occorre: carta, penne, brochure, gadget, computer e device con i relativi accessori sono solo alcuni dei materiali indispensabili.

10. Massimizzare l’impatto social: i social media rappresentano un’importante parte dell’organizzazione dell’evento e una grande opportunità da sfruttare nei migliore dei modi.

Le aziende che riescono a sfruttare il potere dei Social Media non solo riescono ad espandere la loro ricchezza aumentando i loro profitti, ma possono aprire un dialogo con i propri clienti e ed ottenere nuovi contatti, ovvero nuovi potenziali clienti.

 

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Topics: fiera

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